Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzinformationen für Bewerber:innen der Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien AG
(12/2025)
Diese Datenschutzinformation erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen verarbeiten.
1. Verantwortlicher
Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien AG (IAKW-AG)
Bruno-Kreisky-Platz 1, 1220 Wien
Tel.: +43 (1) 260 69-0
E-Mail: office@acv.at
Website: www.acv.at
2. Datenschutzbeauftragter und Kontakt
Für die IAKW-AG ist ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt.
Kontakt Datenschutzbeauftragter: datenschutzbeauftragter@acv.at
Für Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung können Sie sich auch an die HR-Abteilung wenden:
Kontakt HR: hr@acv.at
3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
3.1 Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Recruiting)
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten, mit Ihnen zu kommunizieren, Bewerbungsgespräche zu organisieren, Qualifikationen zu prüfen, ggf. Tests/Assessments durchzuführen und eine Auswahlentscheidung zu treffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
3.2 Aufbewahrung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Rechtsverteidigung)
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bewahren wir Bewerbungsunterlagen und damit zusammenhängende Kommunikation für einen begrenzten Zeitraum auf, um etwaige Rechtsansprüche abwickeln bzw. abwehren zu können.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
3.3 Evidenzhaltung nur auf ausdrücklichen Wunsch
Wir führen keine Evidenzhaltung standardmäßig. Eine längere Speicherung/erneute Kontaktaufnahme erfolgt nur, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen und wir Ihre Einwilligung dokumentieren (z. B. wenn Sie uns aktiv bitten, Ihre Bewerbung für künftige Stellenangebote aufzubewahren).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Punkt 9).
4. Welche Daten verarbeiten wir?
4.1 Daten, die Sie uns bereitstellen
Je nach Bewerbungssituation verarbeiten wir insbesondere:
Wenn Sie sich über unser Online-Bewerbungsportal bewerben, fallen im Rahmen des technischen Betriebs üblicherweise Protokolldaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs/der Übermittlung, Geräte-/Browserinformationen, Logfiles), soweit dies für Sicherheit, Stabilität und die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb) bzw. soweit erforderlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der Bewerbung über das Portal).
4.4 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)
Wir fordern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) aktiv an.
Falls solche Daten von Ihnen freiwillig übermittelt werden oder in Einzelfällen für die Abwicklung erforderlich sind, verarbeiten wir sie nur im notwendigen Umfang und unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen.
4.5 Strafregisterdaten (Art. 10 DSGVO)
Ein Strafregisterauszug wird nur in Ausnahmefällen verlangt (z. B. wenn dies für eine konkrete Funktion sachlich erforderlich ist oder eine rechtliche Grundlage besteht). In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert über den Anlass und die Details der Verarbeitung.
4.6 Datenquellen (Art. 14 DSGVO)
Grundsätzlich erhalten wir Ihre Daten direkt von Ihnen. Derzeit nutzen wir keine Headhunter/Active Sourcing-Kanäle zur Datenerhebung.
Sollte sich dies künftig ändern oder sollten wir in einem Einzelfall zulässigerweise Daten aus anderen Quellen erhalten, informieren wir Sie entsprechend Art. 14 DSGVO gesondert.
5. Empfänger:innen / Kategorien von Empfänger:innen
5.1 Interne Empfänger:innen
Zugriff erhalten nur jene Personen, die Ihre Daten für das Bewerbungsverfahren benötigen, insbesondere:
Wir setzen für die Durchführung und Administration des Bewerbungsprozesses Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter tätig sind, insbesondere:
5.3 Weitere Empfänger:innen (nur bei Bedarf)
6. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des EWR ist nicht beabsichtigt, kann jedoch bei einzelnen IT-Dienstleistungen – abhängig von Support-/Betriebsleistungen und eingesetzten Unterauftragsverarbeitern – nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Soweit es dabei zu Drittlandübermittlungen kommt, stellen wir geeignete Garantien sicher (insb. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie ergänzende Schutzmaßnahmen).
7. Speicherdauer und Löschung
8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung jener Daten, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind, ist notwendig, um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können.
Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen; ohne erforderliche Angaben kann das Bewerbungsverfahren jedoch unter Umständen nicht durchgeführt werden.
9. Ihre Rechte
Sie haben – je nach Voraussetzungen – folgende Rechte:
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.
Kontakt/Info: https://www.dsb.gv.at/
11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden im Bewerbungsprozess keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.
12. Aktualisierung dieser Information
Wir können diese Datenschutzinformation bei Bedarf anpassen (z. B. bei Änderungen im Bewerbungsprozess oder eingesetzten Systemen). Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.
(12/2025)
Diese Datenschutzinformation erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bewerbungen verarbeiten.
1. Verantwortlicher
Internationales Amtssitz- und Konferenzzentrum Wien AG (IAKW-AG)
Bruno-Kreisky-Platz 1, 1220 Wien
Tel.: +43 (1) 260 69-0
E-Mail: office@acv.at
Website: www.acv.at
2. Datenschutzbeauftragter und Kontakt
Für die IAKW-AG ist ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt.
Kontakt Datenschutzbeauftragter: datenschutzbeauftragter@acv.at
Für Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung können Sie sich auch an die HR-Abteilung wenden:
Kontakt HR: hr@acv.at
3. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
3.1 Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Recruiting)
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Bewerbung zu bearbeiten, mit Ihnen zu kommunizieren, Bewerbungsgespräche zu organisieren, Qualifikationen zu prüfen, ggf. Tests/Assessments durchzuführen und eine Auswahlentscheidung zu treffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage).
3.2 Aufbewahrung nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (Rechtsverteidigung)
Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bewahren wir Bewerbungsunterlagen und damit zusammenhängende Kommunikation für einen begrenzten Zeitraum auf, um etwaige Rechtsansprüche abwickeln bzw. abwehren zu können.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).
3.3 Evidenzhaltung nur auf ausdrücklichen Wunsch
Wir führen keine Evidenzhaltung standardmäßig. Eine längere Speicherung/erneute Kontaktaufnahme erfolgt nur, wenn Sie dies ausdrücklich wünschen und wir Ihre Einwilligung dokumentieren (z. B. wenn Sie uns aktiv bitten, Ihre Bewerbung für künftige Stellenangebote aufzubewahren).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Punkt 9).
4. Welche Daten verarbeiten wir?
4.1 Daten, die Sie uns bereitstellen
Je nach Bewerbungssituation verarbeiten wir insbesondere:
- Stammdaten/Kontaktdaten: Name, Titel, Adresse (falls angegeben), E-Mail, Telefonnummer, ggf. Geburtsdatum
- Bewerbungsdaten: gewünschte Position/Art der Anstellung, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung (falls angegeben)
- Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Zertifikate, sonstige von Ihnen übermittelte Dokumente
- Kommunikation: E-Mails, Nachrichten, Gesprächseinladungen, Terminabstimmungen
- Bewertungen/Beurteilungen der Bewerbung
- Interview-/Gesprächsnotizen, Protokolle, Entscheidungsvorschläge/-dokumentation
- Test-/Assessment-Ergebnisse, soweit eingesetzt (siehe 4.5)
Wenn Sie sich über unser Online-Bewerbungsportal bewerben, fallen im Rahmen des technischen Betriebs üblicherweise Protokolldaten an (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs/der Übermittlung, Geräte-/Browserinformationen, Logfiles), soweit dies für Sicherheit, Stabilität und die Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und funktionsfähigen Betrieb) bzw. soweit erforderlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der Bewerbung über das Portal).
4.4 Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)
Wir fordern keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen) aktiv an.
Falls solche Daten von Ihnen freiwillig übermittelt werden oder in Einzelfällen für die Abwicklung erforderlich sind, verarbeiten wir sie nur im notwendigen Umfang und unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen.
4.5 Strafregisterdaten (Art. 10 DSGVO)
Ein Strafregisterauszug wird nur in Ausnahmefällen verlangt (z. B. wenn dies für eine konkrete Funktion sachlich erforderlich ist oder eine rechtliche Grundlage besteht). In solchen Fällen informieren wir Sie gesondert über den Anlass und die Details der Verarbeitung.
4.6 Datenquellen (Art. 14 DSGVO)
Grundsätzlich erhalten wir Ihre Daten direkt von Ihnen. Derzeit nutzen wir keine Headhunter/Active Sourcing-Kanäle zur Datenerhebung.
Sollte sich dies künftig ändern oder sollten wir in einem Einzelfall zulässigerweise Daten aus anderen Quellen erhalten, informieren wir Sie entsprechend Art. 14 DSGVO gesondert.
5. Empfänger:innen / Kategorien von Empfänger:innen
5.1 Interne Empfänger:innen
Zugriff erhalten nur jene Personen, die Ihre Daten für das Bewerbungsverfahren benötigen, insbesondere:
- autorisierte Mitarbeiter:innen der HR-Abteilung
- Personalverantwortliche und zuständige Entscheidungsträger:innen der relevanten Fachabteilung(en)
Wir setzen für die Durchführung und Administration des Bewerbungsprozesses Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter tätig sind, insbesondere:
- Personio (Bewerbungsportal/Bewerbermanagement)
- IT-/Kommunikationsdienste (z. B. Microsoft-Dienste für E-Mail, Kalender, Kollaboration)
5.3 Weitere Empfänger:innen (nur bei Bedarf)
- Test-/Assessment-Dienstleister: Derzeit nutzen wir überwiegend intern erstellte Assessments/Tests. Sollte ausnahmsweise ein externer Anbieter eingesetzt werden, informieren wir Sie im konkreten Bewerbungsverfahren über den Dienstleister und die damit verbundene Verarbeitung.
6. Übermittlung in Drittländer
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des EWR ist nicht beabsichtigt, kann jedoch bei einzelnen IT-Dienstleistungen – abhängig von Support-/Betriebsleistungen und eingesetzten Unterauftragsverarbeitern – nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Soweit es dabei zu Drittlandübermittlungen kommt, stellen wir geeignete Garantien sicher (insb. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission sowie ergänzende Schutzmaßnahmen).
7. Speicherdauer und Löschung
- Während des Bewerbungsverfahrens: Speicherung bis zur Entscheidung und Abwicklung des Verfahrens.
- Bei Absage/Beendigung: Aufbewahrung für 7 Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens; anschließend Löschung im Rahmen einer regelmäßigen Löschroutine.
- Evidenzhaltung (nur auf Wunsch/Einwilligung): Speicherung bis zum Widerruf, jedenfalls längstens 12 Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens (oder eine ausdrücklich vereinbarte kürzere/längere Dauer, sofern rechtlich zulässig).
- Bei Einstellung: Relevante Bewerbungsunterlagen können in die Personalakte übernommen und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert werden.
8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung jener Daten, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind, ist notwendig, um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können.
Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen; ohne erforderliche Angaben kann das Bewerbungsverfahren jedoch unter Umständen nicht durchgeführt werden.
9. Ihre Rechte
Sie haben – je nach Voraussetzungen – folgende Rechte:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO), aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben
- Widerruf einer Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
10. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu erheben. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.
Kontakt/Info: https://www.dsb.gv.at/
11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Wir verwenden im Bewerbungsprozess keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO.
12. Aktualisierung dieser Information
Wir können diese Datenschutzinformation bei Bedarf anpassen (z. B. bei Änderungen im Bewerbungsprozess oder eingesetzten Systemen). Es gilt die jeweils aktuelle Fassung.